Tässä ohjeet siitä miten omia henkilökohtaisia kansioita ja kalentereja voi jakaa kollegoilleen.
Ottakaa huomioon että voitte tehdä yhteisiä kansioita ja kalentereja ”Yleiset kansiot” kansion alle ja asettaa niille halutut käyttöoikeudet ilman että käyttäjien itse tarvitsee erikseen muuttaa mitään asetuksia.
Käyttäjästä joka haluaa julkaista omia kansioitaan tai kalentereitaan muiden luettavaksi käytetään tässä ohjeessa nimitystä Julkaisija.
Käyttäjästä joka haluaa lukea muiden kansioita tai kalentereita käytetään tässä ohjeessa nimitystä Lukija.
Kansion tai kalenterin jakaminen
Julkaisija kirjautuu ensin Planeetta Sähköposti webmailiin internet- selaimellaan. Hän klikkaa haluttua kansiota tai kalenteria hiiren oikealla napilla ja valitsee ”Käyttöoikeudet”.
Painamalla avautuvassa ikkunassa ”Lisää” nappia hän kirjoittaa sen käyttäjän sähköpostiosoitteen jolle haluaa jakaa tietoa. Hän voi valita myös ”Kaikki käyttäjät verkkotunnuksesta”. Lopuksi hän painaa ”OK”.
Tämän jälkeen Julkaisija voi valita halutun käyttäjän kohdalla listasta kohdasta ”Käyttöoikeustaso” joko ”Ylläpitäjä”, ”Lukija” tai ”Muokkaaja”. Suositeltavaa on valita taso ”Lukija”. Lopuksi hän talletaa muutokset valitsemalla ”OK.
Jaetun kansion tai kalenterin käyttö
Tämän jälkeen Lukija voi kirjautua Planeetta Sähköposti webmailiin internet-selaimella ja valita vasemman ylälaidan valikosta ”Tilaa jaetut kansiot”.
Kohdassa ”Anna käyttäjänimi:” hän kirjoittaa sen käyttäjän sähköpostiosoitteen jonka kansiota hän haluaa lukea ja kohdassa ”Merkitse kansiot, jotka haluat tilata:” ne kansiot jotka haluaa käyttöönsä.
Microsoft Office Outlook
Jos Lukija haluaa jaetun kansion käyttöön Microsoft Office Outlookissa jossa on käytössä Outlook Connector hänen tulee toimia seuraavasti:
Työkalut -> Sähköpostitilit -> Tarkastele tai muuta määritettyjä sähköpostitilejä -> Muuta… -> Other Mailboxes -> Add… -> (Julkaisijan sähköpostiosoite) -> OK.
Outlookin kansiolistauksessa näkyy nyt Mailbox of Jaakko Julkaisija tms. ja sen alla kaikki kansiot joihin Lukijalla on oikeuksia.